Gestionar las tareas que se realizan a diario en una comercio online es laborioso. De todas ellas hay muchas que son repetitivas, y por ello hay que automatizar, para ser más eficientes.
Atencíón al cliente, preparación de pedidos o envíos, gestión y envío de inventarios, integración de datos entre canales, pagos de los clientes y gestión de sus datos, cálculo del pago de colaboradores… son algunas de las labores que necesariamente se deben realizar. Y se pueden automatizar por medio de soluciones que recopilen datos de distintas fuentes dentro del negocio y que utilicen esta información para realizar los procesos automáticamente.
La automatización permite controlar las complejas operaciones omnicanal y facilita la tarea del propio empresario y el equipo de trabajo.
Beneficios de la automatización
- Se reducen los procesos manuales que realizan los empleados
- Se agilizan aquellos procesos que están relacionados con el cumplimiento de requisitos reglamentarios y legales.
- Permite que los empleados creen valor al disponer de más tiempo para dedicar a tareas especializadas y no administrativas de las que se encarga el software y el hardware.
- Se reduce mano de obra innecesaria.
- Se cometen menos errores.
En definitiva se reduce la carga de trabajo diaria automatizando aquellas tareas repetitivas. Y eso ya es una ventaja por sí misma, pero es que además, libera tiempo para dedicarlo a tareas más productivas, como buscar nuevas fórmulas para llegar a los clientes y de esa manera impulsar el crecimiento del negocio. Transforma el tiempo menos productivo en dinero.
¿Cómo se automatiza?
El primer paso para automatizar procesos es conocerlos. Analizando cómo se trabaja en la empresa, describiendo por escrito que es lo que se está haciendo, ya logras algunas ventajas, aún sin haber automatizado nada:
- Puedes definir la metodología, lo que te ayuda a mejorarla, al descubrir pasos o procesos ineficientes. Eres más eficiente.
- Si tienes métodos es más fácil que otros puedan desarrollar ese trabajo, tanto el personal de la empresa, como las nuevas incorporaciones. Sigues mejorando en eficiencia.
Para automatizar procesos es posible que necesites desarrollar software o sistemas complejos. Parte del trabajo puedes realizarlo con tus propios recursos, pero es interesante que cuentes con ayuda especializada: zapatero a tus zapatos.
Crear algunas hojas de cálculo o bases de datos puede incluso hacerlo tú mismo o alguien del equipo, pero si va más allá deberás ser cuidadoso, para que la solución no plantee más problemas de los que quieres solucionar.
Si tienes que recurrir a recursos externos, hay un par de cuestiones a considerar. Trabaja con proveedores que estén alineados con tu forma de trabajar, es importante que las filosofías sean compatibles con las organizaciones y los objetivos. Podrías encontrarte con que para automatizar ciertos procesos te obligue a pasar procesos de certificación o implantar metodologías excesivamente complejas. Vete poco a poco, por lo tanto elige a los que te planteen soluciones flexibles, que puedas desarrollar incluso a lo largo de varios años.
Tras el proceso de creación de las soluciones, será el personal el que debe aprender a utilizar las nuevas herramientas. Idealmente habrán participado en el proceso de desarrollo, es importante que lo sientan como algo suyo, para evitar fricciones o un rechazo que podría traducirse en serios problemas. En los casos más graves puede concluir en la pérdida de la inversión realizada y sobre todo del tiempo empleado.
El proceso de automatización debe implementarse como una hoja de ruta que especifique qué se quiere automatizar, quién participará y cómo se continuará.
La automatización impulsa el crecimiento del comercio electrónico
Todo lo explicado hasta el momento podría aplicarse a cualquier organización, pero es aún más importante en el caso de las empresas dedicadas al comercio electrónico. En el entorno del e-commerce te debes enfrentar a constantes desafios, tienes que ser lo más eficiente posible y encontrar la forma de ser más eficiente que tus competidores. Escalar el negocio es imprescindible para cualquier organización, pero mucho más en el territorio salvaje de Internet, en la mayor parte de los casos crecer es la única forma de sobrevivir.
Los clientes son cada vez más demandantes, exigen más servicios y una mejor atención. Las herramientas que automatizan tareas repetitivas y engorrosas reducen la complejidad de las operaciones y ahorran tiempo. Estas soluciones nos acerca más a los clientes, nos ayudan a entender mejor sus necesidades. Y todo ello se traduce en oportunidades, que además te permiten centrarte en las estrategias de crecimiento, sabiendo que la parte más "mecánica" está correctamente engrasada.
¿Puedes no automatizar tu e-commerce?
A un nivel básico se trata solo de analizar como funciona tu negocio. ¿En serio no te puedes permitir invertir ese tiempo o contratar a alguien que lo haga? Si es así, algo no está funcionando en tu negocio y aún es más importante que saques tiempo para analizar porque no puedes funcionar como una empresa moderna.
Es más, si te haces esta pregunta espero que solo sea desde un punto de vista puramente temporal. Qué el único condicionante sea la oportunidad de empezar hoy mismo. Porque debe ser obvio para ti, que no es posible que puedas competir sin mejorar tus procesos en algún grado. Y eso implicará más o menos automatización, pero que la mejora no forme parte de tu filosofía empresarial no es una opción, porque sencillamente es una garantía para el fracaso.
No tiene sentido realizar tareas de forma manual cuando hay herramientas para hacerlo de forma automática y perder un tiempo muy valioso que se puede dedicar a otras cosas. Además es que en muchos casos ni siquiera supone una gran inversión. Simplemente no es razonable no querer ser más eficaz, más competitivo, conseguir un mayor beneficio.
Así que sí, tienes que automatizar. Solo tendrás que buscar la estrategia más adecuada de acuerdo con la realidad de tu empresa y tus necesidades.
Imagen: Rodolfo Clix
