Cómo mantener la comunicación trabajando en remoto

Cada vez más empresas permiten que sus empleados trabajen total o parcialmente de forma remota. De esta manera se reducen los gastos de los empleados, transporte, comer fuera de casa, el trabajo es más productivo y se equilibra la vida personal y profesional de los empleados. Sin embargo, hay un pero, y es cómo mantener la comunicación del empleado con la empresa y con los demás compañeros.

Trabajar desde casa puede suponer que los empleados pierdan un tanto el concepto de empresa, de desdibujar los fines a los que se encamina su organización, los objetivos, que en un espacio físico se encuentran en cualquier conversación de pasillo.

Para que no se pierda la motivación y los objetivos fundamentales es necesario que se pongan en común y para ello hay varias soluciones.

Reuniones virtuales

La tecnología permite con facilidad y comodidad que se reunan todos los miembros de la empresa, para mantener la alineación respecto a la visión y objetivos a largo plazo de la empresa y afrontar los desafíos que se presenten en cada departamento y el papel que juega cada persona equipo en ellos.

Hay que dejar por escrito todo lo que se hable y decida para consultar en cualquier momento. También se presentarán en estas reuniones a los nuevos empleados y las novedades.

Publicar un informe mensual es interesante porque reúne toda la información importante, como cifras, evolución de la empresa, estadísticas y es un recordatorio, nuevamente de los planes y objetivos de la empresa.

Prioridades documentadas y compartidas

Las empresas deben establecer prioridades y enfocarse en determinadas tareas. En una oficina física se visualiza en una pizarra o cartel, pero de forma remota debe establecerse un espacio, un espacio Wiki, en el que se compartan esas tareas, además de los procesos de la compañía, objetivos mensuales, trimestrales y anuales, además del manual del empleado, lo que permitirá que se pueda consultar fácilmente siempre que sea necesario.

A la empresa este espacio le sirve también para ver a través de comentarios y preguntas de los empleados qué cosas hay que explicarse mejor y las dudas que surgen, para mantener la comunicación y la adecuada alineación con la empresa.

También debe haber reuniones semanales por departamentos, para recordar el papel de cada uno de ellos dentro de la dirección de la empresa. Sirve para mantener la comunicación y la repetición es importante.

Mantener información fluida sobre el estado de los proyectos permite conocer en qué punto se encuentra cada proyecto y mantener contacto y colaboración con los compañeros. 

Los proyectos no suelen salir siempre como se han planeado por lo que mantener la comunicación es fundamental para comprobar que siguen la dirección deseada y que se cumplen los tiempos. Permite que se pueda tomar alguna decisión para que todo vuelve a su cauce.

Software

Por supuesto para poder funcionar de esta manera es necesario tener el software adecuado para organizar el trabajo de forma remota. Hay varios disponibles, Skype, Hangouts, GoToMeeting, Zoom.

La gestión de proyectos y tareas también ha de apoyarse en un software adecuado que permita a las empresas un seguimiento ya actualización de las tareas, Trello, Monday, Basecamp son algunos.

Es necesario también el uso de mensajería instantánea para la comunicación, clave para el normal desarrollo de los proyectos. Las comunicaciones deben ser rápidas, ágiles que permitan actualizar cualquier cuestión en segundos. Telegram, Slack, Google Hangouts Chat o Microsoft Teams son algunas. 

Es interesante tener una reunión cuando ya se ha acabado un proyecto, para ver qué tenía que haber ocurrido, qué pasó y hacer un balance de lo que salió bien, lo que salió mal y lo que se podía mejorar. Aquí los implicados pueden proponer ideas, sugerir futuros cambios y plantear preguntas. Es bueno que se redacte todo esto para utilizarlo también en la zona wiki.

Herramientas para los clientes

En remoto es complicado saber quién se ha encargado de informar o consultar algo a un cliente, cosa que sería tan fácil como preguntar al compañero de al lado en una oficina. El proceso en una empresa que opera en remoto funciona de una manera diferente.

Software de CRM

El softwate de CRM es necesario para mejorar la administarción y la comunicación referente a los proyectos y clientes. Ahorra tiempo, ineficiencias y fallos.

Software de mensajería interna

Sirve para mejorar la comunicación sobre los proyectos, y también la comunicación sobre clientes y proyectos, ya que permite acceder a los empleados y enviar mensajes entre ellos y tener una rápida respuesta.

Actualizaciones semanales

Reuniones semanales para comentar las incidencias con los clientes o cualquier tipo de problema. Es interesantes exponer al principio de cada una las prioridades de la empresa y los datos que puedan indicar quién es el responsable de cada cuestión.

Mantener el desempeño de los empleados

En una empresa física es más o menos visible cuando se produce un cambio en el rendimiento de los empleados. A nivel remoto es más complicado y necesita también de herramientas que permitan cumplir con las expectativas y que se pueda ayudar a los que tengan menor rendimiento.

Pensar en los indicadores de rendimiento para cada función

Cada empleado tiene que tener un rendimiento y competencias concretos dependiendo de su función en la empresa. Es interesante tener un documento con los KPI de cada uno para seguir alineados y evitar expectativas erróneas de los empleados. Se debe hacer una descripción del desempeño que se espera de cada puesto y después los mandos deben describir qué se espera de cada rol. Con un cuadro de mando los mandos pueden capacitar a los empleados que saben con nitidez qué se espera de ellos.

Evaluaciones semanales y mensuales de desempeño

Mantener la comunicación con los empleados para controlar que se cumple el rendimiento previsto para cada uno y que siguen alineados con los objetivos de la empresa. Permitirán comprobar que la comunicación está siendo la adecuada y que los empleados están centrados en sus objetivos. 

Así pues, es posible mantener el ambiente de una empresa física en un entorno de trabajo remoto siempre que se utilicen las herramientas y procesos que permitan mantener la información necesaria para que se lleven a cabo los proyectos de forma alineada a los principios de la empresa.

Imagen: Austin Distel on Unsplash

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