¿Email vs WhatsApp?

Si eres un particular, la opción de tener uno, los dos o ninguno es algo que depende exclusivamente de ti. Si tienes una empresa, que se dirige a otras o a particulares, deberías utilizar los dos. Por la propia naturaleza del medio y de los mensajes. Si se trata de enviar documentos, presupuestos, información que conviene tener guardada y localizada, y que no requiere una respuesta instantánea, es más lógico utilizar el correo. Las costumbres mandan, además.

El correo es imprescindible, ofrece una imagen seria, da confianza. Es algo básico que se espera de cualquier comunicación profesional y que favorece la reputación del negocio.

WhatsApp a pesar de su apariencia de informalidad, cumple una función igualmente válida, porque hay un determinado tipo de usuario que se maneja mejor por este medio.

Así es que podemos decir que dependiendo del tipo de empresa y de su público, se utilizará más un medio que otro. Ambos son igualmente operativos y compatibles, casi siempre.

En cuanto al marketing, el envío de newsletter es un clásico para el que se ha utilizado siempre el correo electrónico. A pesar de todas las novedades que aparecen sigue siendo efectivo. Pero también se utiliza con éxito WhatsApp con un propósito comercial con mensajes multimedia, que pueden ser muy atractivos, y se viralizan con mucha facilidad rápidamente.

En la actualidad hay que tener en cuenta los mensajes push. Esos que aparecen en el móvil, o en el ordenador arriba a la derecha, con notificaciones de whatsapp, de facebook o cualquier otra cosa. Son los mismos con los que nos piden permiso para recibir notificaciones cuando se navega en una web. Son bastante intrusivos, pero hay que utilizarlos con moderación, porque aún  siendo muy útiles, no hay que quemar al usuario.

Cualquier herramienta que aspire a reemplazar al email, debe estar basada en él. Para una empresa empresa es crítico, no hay nada que lo pueda sustituir. Aunque internamente una organización,  incluso gigantesca, podría migrar a herramientas de colaboración y convencer a muchos proveedores y clientes de que las utilicen, lo cierto es que el email sigue siendo la piedra angular de las comunicaciones empresariales. Por tanto para vencer al email hay que seguir utilizándolo. Una herramienta que le añada funcionalidades y que lo deje oculto por ahí debajo, parece una magnífica opción. 

Muchas tareas que empezaron utilizando el email y el whatsapp, hace años  que se llevan a cabo con herramientas de colaboración. Hay centenares desde las más tradicionales como Basecamp, a las más conocidas en la actualidad como Trello, Slack o Monday. Google y Microsoft tienen las suyas propias.

De ahí que es probable que Whatsapp plantee cosas interesantes y que con seguridad hay otras herramientas en gestación. Posiblemente la solución esté en una herramienta que permita gestionar simultáneamente mensajería, email y redes sociales. A nivel empresarial también, pero aún mucho más, porque ahí habría que diferenciar el tipo de tareas que se realizan en una empresa: marketing, preventa, venta, soporte… Eso indica que vamos hacia algo que cubra todos esos huecos.

WhatsApp y Email, ejemplos de comunicación síncrona y asíncrona

Breve historia del Email

El correo electrónico es el equivalente al correo tradicional. A estas alturas la gran mayoría conoce el origen del correo electrónico, así es que lo haremos breve. Su aparición es anterior a la de Internet. Se empezó a utilizar en 1962 en el Massachusetts Institute of Technology, como sistema de intercambiar mensajes informales entre los usuarios del ordenador IBM 7090. 

Al comprobar su utilidad se creó en 1965, ya de manera formal, el servicio MAIL, mejorado y más eficiente, que continuó desarrollándose. En 1971 se envió el primer correo electrónico a través de una red. Lo hizo Ray Tomlinson a través de ARPANET, precursora de Internet, enviando un mensaje de un ordenador a otro que se encontraba justo al lado. Tomlinson hizo las primeras pruebas con el protocolo CYPNET.

En 1977 el correo electrónico se convirtió en un servicio de red estandarizado y solo un año después ya se utilizó para enviar el primer anuncio en una red universitaria. 

Cuando Microsoft compró Hotmail en 1997 por 400 millones de dólares, el correo electrónico ya se está utilizando para el envío masivo de publicidad no deseada, el spam. En 2003 se regula el envío de emails publicitarios y un año después se establece en Estados Unidos un reglamento para regular el spam, se presentan los emails multimedia y nace Gmail. Un año después aparece la tecnología SPF, que verifica la identidad del remitente.

Desde que se creó el email no ha cambiado su funcionamiento, que sigue basado en el modelo cliente-servidor, mediante el que un usuario intercambia información con otros clientes, a través de servidores especializados. Los correos pueden recibirse y enviarse vía web, HTPP o mediante diferentes protocolos como POP3, IMAP y otros. Desde sus inicios se han producido mejoras notables, sobre todo para evitar el spam y los robos de identidad.

Según Statista.com, entre 2014 y lo que se prevé para 2019 se habrán enviado 235 mil millones de mensajes de correo electrónico en el mundo. 

El Email es un medio de comunicación asíncrono, ya que no se produce en tiempo real, uno puede lanzar un mensaje que el interlocutor responderá en otro momento. Es independiente, física y temporalmente, porque ni es necesario que los participantes se ubiquen en el mismo lugar, ni que coincidan en el tiempo. En el caso del correo electrónico, los mensajes se reciben en una bandeja de entrada hasta que se leen o descartan. En principio es individual, aunque se puede enviar por ejemplo, un email a varias personas a la vez. Podemos decir que es menos intrusiva, ya que no es algo que se envíe esperando una respuesta inmediata.

Breve historia del WhatsApp

Cuando en 2009 Jan Koum pensó en una app que indicara si el usuario estaba disponible en el teléfono, seguramente no imaginaba el alcance que su idea llegaría a tener a nivel planetario.WhatsApp -what´s up+ app-, al principio resultó ser un fracaso y Koum estuvo a punto de tirar la toalla. El éxito vino cuando la app se convirtió en una sistema de mensajería instantánea. Solo tardó un par de meses en tener 250.000 usuarios. Una buena inversión, lanzar la app para Android, y cobrar un dolar anual por su uso, consiguió que se convirtiera en una verdadera revolución apenas dos años después, en 2011. Tanto que en 2014 Facebook, la misma compañía que le rechazó como empleado, adquirió la empresa por 19.000 millones de dólares. En 2015 apareció WhatsApp Web, un cliente web que se utiliza a través de un navegador sincronizado con la conexión del teléfono móvil.

¿Cómo funciona WhatsApp?

WhatsApp es un sistema de mensajería gratuito. Las conversaciones entre usuarios se llaman chats. Cuando se envía un chat a otro usuario el texto o archivo llega a los servidores de WhatsApp, que los procesan y reenvían al receptor, apareciendo casi inmediatamente en su terminal.

Para que se produzca la comunicación tiene que instalarse la app, que utiliza un protocolo de mensajería abierto, basado en Jabber, el Extensible Messaging and Presence Protocol, XMPP. Los mensajes se quedan en cola hasta que el cliente se conecta para recuperarlos. En ese momento el servidor notifica el estatus del envío al remitente.

Whatsapp es un medio de comunicación que permite realizar ambos tipos de comunicación, síncrona y asíncrona. Si bien es un sistema de mensajería, y como tal está enfocado a la charla, al intercambio de mensajes en tiempo real, esto es modo síncrono, es habitual utilizarlo para dejar mensajes al destinatario, sin esperar una respuesta inmediata, un funcionamiento asíncrono. A la mensajería de texto, se incorporó la posibilidad de añadir imágenes y videos, enviar archivos y mensajes de voz grabados.

Whatsapp se ha convertido en una potentísima herramienta de comunicación que cubre una buena parte de las necesidades de los usuarios. Con la incorporación de las herramientas empresariales y la posibilidad de crear chatbots, veremos como se extiende rápidamente para el uso comercial, soporte de usuarios, como plataforma informativa o de juego. En la actualidad WhatsApp tiene más de 1.500 millones de usuarios, que intercambian más de 60.000 millones de mensajes a diario. Es la aplicación de mensajería más utilizada en el mundo.

Para que se de una comunicación sincrónica, los participantes deben estar conectados a la vez. WhatsApp, Messenger, Videoconferencias, son herramientas orientadas a las comunicaciones síncronas.  Se trata de una comunicación independiente, ya que la cercanía física es indiferente, pero depende de que los participantes coincidan en el tiempo. Es más intrusiva, en principio requiere una respuesta para poder seguir con la comunicación. En muchos casos no tiene sentido una videoconferencia, un mensaje de WhatsApp o Messenger, sin encontrar un receptor disponible al otro lado.

Comunicación síncrona y asíncrona

La comunicación es la piedra angular de las relaciones, siempre lo ha sido, en lo personal y en los negocios, pero en el siglo XXI aún más. Con el avance de la tecnología aparecen contantemente novedades en los soportes, los medios y las tecnologías. Aunque lo cierto es que hoy nos comunicamos casi igual que siempre, porque hay algo que no cambiará: en todo proceso de comunicación hay un emisor, un receptor y un mensaje. En la actualidad también es importante introducir otro factor: la posibilidad de que la respuesta sea inmediata o en diferido.

Qué son la comunicación síncrona y asíncrona

Síncrono es un término que proviene del griego, syn, que significa con, y chrono, tiempo. Expresa la idea de que dos objetos u acciones están conectados simultáneamente. A nivel comunicacion quiere decir que hay alguien emitiendo, que otra persona está al otro lado recibiendo el mensaje y que ambos están pendientes de esta interacción. Por ejemplo, una llamada telefónica, un WhatsApp. Se define como más agil, ya que no hay esperas entre el envío del mensaje y la recepción.

Asíncrono es lo contrario, es decir, que dos objetos u acciones no están conectados de forma simultánea. Es una comunicación diferida en la que el emisor envía un mensaje y espera que el receptor los reciba para contestar. Un ejemplo sería una carta, un Email, menos ágil, que permiten una evaluación y respuesta más pausada.

Los sistemas actuales aportan un mayor grado de flexibilidad, porque los mensajes de WhatsApp no tienen porque contestarse en el acto, y los recibidos por email pueden ser notificados inmediatamente, con un aviso de entrada en la pantalla de nuestro ordenador o dispositivo móvil. Pero aunque pueda funcionar así, tiene que quedar claro que no es su naturaleza. 

Para entender este aspecto fundamental de las comunicaciones, pensando en lo que llegará, vamos a analizar un par de herramientas de comunicación. Una es el correo electrónico, un clásico que ya lleva más de cuarenta años con nosotros y la aplicación WhatsApp, que apareció en 2009, eminentemente medio síncrono, ya que los participantes en la conversación habitualmente interactúan en tiempo real.

Características del WhatsApp y Email

Hoy en día en casi imposible encontrar a alguien que no tenga instalado WhatsApp en su móvil, o en su ordenador. También es habitual que una persona tenga una o varias cuentas de correo. Y en un porcentaje alto de casos, usamos tanto el Whatsapp, como el email, en el día a día. Vamos a ver qué caracteriza a cada uno de ellos. 

WhatsApp es un sistema de mensajería instantánea. Es su gran ventaja. Se pueden enviar todo tipo de archivos, imágenes, multimedia… El usuario puede elegir la descarga automática o no y la ubicación en el dispositivo. Las notas de voz, la posibilidad de compartir contactos o la ubicación y las llamadas a través de la app, son otras de sus funcionalidades.  

WhatsApp pide permiso y permite agregar o recharzar a un usuario que envía mensajes a otro sin ser su contacto. También se le puede bloquear. Si el receptor ha deshabilitado la opción, el emisor de un mensaje puede saber si su mensaje ha sido enviado y leído por el receptor.

El correo electrónico permite enviar también cualquier tipo de fichero adjunto. Al contrario que WhatsApp, sí que permite el archivo y clasificación de los mensajes en carpetas. Es muy fácil organizar y conservar la información que llega al correo y realizar búsquedas muy complejas. Un usuario tradicional de email puede tener almacenada información de mucho tiempo.

Tanto el Email como el WhatsApp permiten el envío masivo de mensajes. En el correo con copia de cortesía y oculta, que permite la privacidad de los que participan en el intercambio de mensajes. En los grupos de WhatsApp, enviando los mensajes sin mostrar la lista de los que lo reciben. La respuesta la recibirá solo el emisor. 

En cuanto a seguridad, el WhatsApp se envía con una encriptación de extremo a extremo, solo destinatario y receptor puede leer el mensaje. Sin embargo, el email, aunque salga y llegue encriptado a los servidores, no lo está mientras permanece almacenado, ni circulando entre servidores. Dicho lo cual, ningún sistema de seguridad podría basarse en la que proporcionen las propias herramientas. No es fácil saber si en algún momento se cambian las reglas del juego o si un tercero puede acceder de otra forma. Si es necesaria una alta seguridad, es mejor utilizar métodos de encriptado propios, no dependientes de sistemas de terceros.

Según datos ofrecidos por Prioridata, a fecha de febrero del año pasado, la aplicación WhatsApp ocupaba el primer puesto en número de descargas, con más de 83 millones. Statista ofrece los siguientes datos sobre la distribución de los usuarios de Whatsapp por edades:

 

El número de correos enviados y recibidos, hasta este momento en 2018, es según datos de Statista de 235.600 millones, cifra que alcanzaría en su previsión los 236,5. millones.

Nos encontramos, pues, delante de dos herramientas, WhatsApp y Email, de amplio y generalizado uso, con las que se comunican millones de personas en el mundo. 

En el próximo artículo haremos un breve resumen del origen y evolución de ambas herramientas.